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Viva o PM Canvas!


“O PM Canvas é a prototipação do plano do projeto. (...) Mais importante que tudo, protótipo é uma experiência na qual seus parceiros podem primeiramente se engajar e depois interagir. E o PM Canvas é capaz de permitir as duas coisas com distinção.”

Site Oficial do PM Canvas


Eu sei que é um assunto batido e que boa parte de nós, que trabalhamos com projetos, já passou pelo PM CANVAS várias vezes, ou pelo menos já sabe de seus benefícios. Mas estou tão empolgada com a adoção dessa ferramenta na empresa onde estou agora que preciso compartilhar minha experiência!


Estou trabalhando em um grupo empresarial grande, composto por duas empresas de atuação nacional, sendo uma do ramo de varejo e outra, financeira. O grupo trabalha com projetos há muito tempo e as metodologias são valorizadas na medida em que contribuem com o negócio, ou seja, não há nenhum apego a modelos de trabalho, templates, metodologias formais ou qualquer tipo de processo interno. Mas são dois mundos diferentes: enquanto o varejo funciona há décadas e tem uma estrutura de negócio bem tradicional, a financeira é bem mais nova e sua natureza tecnológica acabou trazendo do próprio mercado a necessidade de uma perspectiva ágil e conceitos mais modernos, como uso de squads e gestão visual, kanban, etc.


Há alguns anos, houve tentativa de formalizar uma estrutura de gestão de projetos no grupo e foi criada uma metodologia baseada nos melhores conceitos tradicionais de GP. A empresa investiu em uma ferramenta robusta (o PPM da Microsoft) e customizou um portal de projetos no SharePoint com o PowerBI. Ficou sensacional, mas o esforço de manter essa estrutura toda já não compensa mais.


Existem projetos grandes, mas a empresa vem tentando organizar as iniciativas em pequenas entregas. O portfolio é composto por alguns projetos que se adequam bem a uma metodologia tradicional, como os projetos de expansão (novas lojas) e de TI, mas também por projetos de change management, treinamento e transformação digital, que têm características até desconhecidas na largada e vão se desenhando melhor na medida em que evoluem. Em outras palavras, é um portfólio bastante híbrido, e a melhor escolha é fazer um tailoring no momento de preparar o projeto para execução.


Então, como estou à frente do PMO, meus desafios agora são os seguintes:

  • Estabelecer uma linguagem de projeto (templates, rotinas de acompanhamento e report) cujo formato as pessoas reconheçam, entendam por que é necessário e se sintam confortáveis ao usar ou participar.

  • Garantir que essa linguagem de projeto seja relativamente estável. É importante não ficar trocando de metodologia e de modelos a cada ano, tanto para que os processos de GP mantenham credibilidade, quanto para conseguir se beneficiar de lições aprendidas com mais facilidade no futuro.

  • Evitar modismos e burocracias - as práticas precisam realmente agregar valor.

  • Tendo definido os modelos, garantir que sejam utilizados dentro da estrutura robusta que existe na empresa, com custo baixo (ou zero) de customização.

E é aí que eu digo: viva o PM CANVAS!!!


O modelo que eu propus e está dando certo até o momento é a adoção de um Project Model CANVAS, para entendimento comum do projeto; o acompanhamento por meio de cronograma; e, eventualmente, um Trello. Para reportar os projetos, eu produzo semanalmente três slides, que são apresentados às equipes, repassados à diretoria e compartilhados também com os CEOs: no primeiro slide, o CANVAS; no segundo slide, os indicadores de desempenho do projeto (prazo, orçamento, entregas); e, no terceiro slide, um reporte das atividades da semana (entregues, previstas, atrasadas). Está dando certo assim!


Por que o CANVAS está dando tão certo?


1. Porque o modelo é colaborativo, simples, visual, e todo mundo entende. E não precisa nem falar sobre isso, é só olhar pra ele!


2. Porque ele desafia a pensar, e facilmente convence as pessoas de que elas precisam ter mais informações antes de abrir o projeto e sair fazendo.

Ao invés de pedir um documento cheio de explicações de por que a empresa precisa do projeto, eu adotei a técnica de abrir o CANVAS na hora que alguém começa a descrever uma nova iniciativa. “Ah, que legal esse projeto, deixa eu entender melhor o que tu precisa”, abro um CANVAS na tela e compartilho com a pessoa.

  1. [Justificativa] De onde nasceu a ideia desse projeto mesmo?

  2. [Produto] E tu já sabe direitinho o que a gente precisa entregar no final, ou a gente vai ter que fazer uma primeira onda de investigação?

  3. [Objetivos e Benefícios] Que evidências tu acha que deixariam o diretor ou o CEO felizes de a gente colocar na tela no dia que a gente for apresentar o fim do projeto?

  4. [Restrições e linha do tempo] Existem expectativas ou limites de prazo pra gente entregar esse negócio?

  5. [Entregas e linha do tempo] E como tu acha que a gente deveria organizar o projeto?

  6. [Stakeholders, equipe, premissas] Tu já envolveu alguém nessa ideia de projeto? Quem tu acredita que seja fundamental de participar?

  7. [Stakeholders, orçamento, restrições] Nós temos conhecimento e disponibilidade pra fazer esse negócio em casa? Tem como a gente buscar fornecedores no mercado pra nos ajudar? Já conhece alguém que trabalha com isso? Quanto tu tem de orçamento?

Et voilá, em alguns minutos nós conseguimos formatar a proposta e criar uma lista de atividades para buscar o que a gente não sabe sobre o projeto, ou às vezes desistir da ideia. Mas uma coisa é certa: ninguém mais começa projeto sem conseguir defender com segurança o investimento perante o sponsor.


3. Porque todas as informações que a gente precisa estão em uma página só:

Eu estou convencida de que o CANVAS é o projeto em si, e em várias situações eu já precisei recorrer rapidamente a ele em eventos de acompanhamento. Por exemplo:

  • No meio de uma reunião com a equipe, alguém fala que nós temos que fazer alguma coisa que vai gerar impacto no tempo ou no custo. Puxo o CANVAS e mostro o compromisso que nós firmamos com o sponsor, o que direciona a discussão para o que é possível fazer ou à formalização de uma sugestão de mudança. Não preciso nem ficar justificando, e todo mundo entende que só muda depois que o sponsor aceitar alterar o CANVAS, ou seja, ao firmar novo compromisso.

  • Os reports com diretoria e CEO contemplam vários projetos, e a gente precisa falar rápido sobre cada um deles. É difícil trocar o contexto, às vezes os diretores não lembram sequer dos projetos pelo nome! O CANVAS tem sido a página de apresentação, uso ele para trazer a atenção do ouvinte para o projeto específico, relembrando em dez segundos o que foi acordado, como entregas, desempenho, fases, etc. Sempre alguém diz “ah, agora lembrei!”

  • Na hora de fechar o projeto, é excelente fazer a relação entre tudo o que foi prometido no CANVAS e o que o projeto está entregando, compartilhar com a equipe a reflexão sobre o nível de informação que tínhamos quando o projeto começou e o resultado final. Requisitos que não eram conhecidos, riscos que não foram identificados. As lições aprendidas saltam para cima da mesa!


Sabe o que é mais interessante? Aquela metodologia robusta, desenhada para a empresa há dois anos, contemplava o uso do CANVAS na fase de Iniciação, mas nenhum dos projetos que têm documentação armazenada na base chegou a completar o seu preenchimento. Tinha tanto documento para preencher, planos, planilhas, portais, que ninguém se animava a investir tempo no CANVAS. E acabou ficando só lá no processo, um template que ninguém usava.


Viva o PM CANVAS! ✨


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